A partire dall’anno di imposta 2025 le regole per la gestione delle spese di trasferta sono profondamente cambiate, a seguito di quanto disposto dalla Legge di bilancio 2025 (legge 30 dicembre 2024 nr. 207, articolo 1, commi 81 e seguenti).
Le novità introdotte sono di seguito riportate:
Articolo 51 TUIR Redditi di lavoro dipendente
Per i lavoratori dipendenti, i rimborsi di spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto
mediante autoservizi pubblici non di linea, come taxi o noleggio con conducente,
non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente se sostenuti con metodi
di pagamento tracciabili (versamento bancario o postale, carte di debito, credito,
prepagate, assegni bancari e circolari). La disposizione sulla tracciabilità dei
pagamenti è rilevante per la deducibilità dei costi ai fini dei redditi d'impresa e
dell'IRAP. Se i lavoratori effettuano i pagamenti utilizzando la propria carta di
credito/debito è fondamentale allegare alla nota spese, insieme alla fattura, anche la
ricevuta del POS o un'altra prova del pagamento tracciabile. Questo doppio
giustificativo consente il rimborso delle spese di trasferta nette a cedolino. Laddove
tale tracciabilità non risulti dimostrabile, le somme erogate dovranno essere tassate
in capo al percipiente.
Articolo 54 TUIR Redditi di lavoro autonomo
Per i lavoratori autonomi, le spese di prestazioni alberghiere, somministrazione di
alimenti e bevande, viaggio e trasporto (mediante autoservizi pubblici non di linea),
sono deducibili solo se effettuate con sistemi di pagamento tracciabili. Tali spese, se
pagate in contanti, a partire dal 1° gennaio 2025 divengono totalmente indeducibili.
Articolo 95 TUIR Spese per lavoro dipendente
Le spese di vitto e alloggio, nonché i rimborsi analitici delle spese per viaggio e
trasporto relative alle trasferte dei dipendenti o corrisposti a lavoratori autonomi,
seguono i limiti di deducibilità già previsti dai commi 1, 2 e 3 dell’art. 95, a
condizione che tali spese siano regolate con metodi di pagamento tracciabili.
Articolo 108 TUIR Spese di rappresentanza
La norma attuale regolamenta le spese di rappresentanza, stabilendo limiti di
deducibilità legati alla tipologia di spesa e all’inerenza dell’onere rispetto all’attività
di impresa. La modifica introdotta inserisce un ulteriore periodo, secondo il quale
le spese di cui al comma 2 dell’articolo 108 sono deducibili solo se effettuate
mediante gli altri sistemi di pagamento tracciabili. La novità estende dunque
l’obbligo di tracciabilità anche alle spese di spese di rappresentanza, mantenendo i
criteri di deducibilità già esistenti, ed aggiungendo un ulteriore requisito formale: la
tracciabilità del pagamento.
In conclusione, le nuove disposizioni introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 obbligano l'uso di metodi di pagamento tracciabili per le spese di trasferta, sia per i lavoratori dipendenti che autonomi, al fine di garantire la deducibilità e il rimborso delle spese stesse. L'introduzione di questo requisito mira a migliorare la trasparenza fiscale, prevenendo l'evasione e assicurando una gestione più rigorosa delle spese aziendali. La corretta documentazione, che comprenda sia le fatture che le prove di pagamento tracciabili, diventa essenziale per evitare la tassazione delle somme erogate.
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